CONFERENZA INTERNAZIONALE MEDICTA – COME ORGANIZZARE BENE UN CONGRESSO SCIENTIFICO 

Il congresso MEDICTA – 13th Mediterranean Conference on Calorimetry and Thermal Analysis – si è svolto con un ottimo risultato a Loano (Sv) dal 24 al 27 settembre 2017, con la partecipazione di circa 100 persone da tutto il mondo.

Vediamo nel dettaglio, cosa comporta l’organizzazione di un congresso scientifico.

L’organizzazione di un evento scientifico di successo richiede diverse competenze che solo professionisti esperti possono gestire con efficienza e garanzia di buoni risultati.

Prioritario indubbiamente la predisposizione di un programma scientifico di alto livello, che deve essere però supportato da una efficiente organizzazione generale, ed è qui che entra in gioco il PCO che,come un bravo maestro d’orchestra coordina i differenti stakeholders rispettando i tempi organizzativi.

Ogni evento scientifico quindi per funzionare correttamente, presuppone un lavoro di squadra e di fiducia tra comitato scientifico e PCO.

È compito del PCO affiancare il comitato scientifico sollevandolo dagli oneri organizzativi, per lasciare che si possa concentrare su quello che è il vero obiettivo e core dell’evento: l’aspetto divulgativo della scienza. Inoltre, sarà compito del PCO cogliere gli aspetti “antropologici” che riguardano la partecipazione ad un evento.

Le Prof.ssa Adriana Saccone, Direttore del DCCI dell’Università degli Studi di Genova e la Dott.ssa AnnaMaria Cardinale, dell’Università degli Studi di Genova, chairmen della Conferenza internazionale MEDICTA, ci riportano la loro testimonianza in materia:

D: La collaborazione con un organizzatore professionista ha facilitato l’organizzazione? In che modo?

R: La collaborazione con la vostra organizzazione è stata sicuramente molto positiva; nel passato abbiamo organizzato altri congressi diciamo “in proprio” e quindi abbiamo potuto vedere la differenza tra i due tipi di organizzazione. Avete facilitato molti aspetti organizzativi (ad esempio la gestione delle quote di iscrizione e tutta la parte gestione fatture) lasciandoci quindi più tempo per l’organizzazione scientifica.

D: L’organizzatore vi ha supportato correttamente nella scelta della location e dei servizi organizzativi?

R: La scelta della location, a mio parere, è stata ottimale. In questo l’organizzatore è stato di grande aiuto in quanto ha capito perfettamente le esigenze del congresso. Data la non elevata numerosità dei partecipanti, per la specificità del congresso, è stato necessario trovare una location che fosse la meno dispersiva possibile.

D: Quali credete siano stati i fattori che hanno contribuito al successo della conferenza in termini di partecipazione?

R: Riallacciandomi anche alla risposta precedente l’esito positivo in termini di partecipanti attivi e presenti è stato sicuramente influenzato dalla scelta della location che contemplava  anche le camere e una serie di  facilities quali piscina, bar, ristoranti tutto walkingdistance dalla sala conferenze. La cura del partecipante da parte della agenzia organizzatrice è a nostro giudizio un altro plus non trascurabile che fa sentire le persone seguite in tutte le loro esigenze.