COME ORGANIZZARE UN EVENTO ONLINE DI SUCCESSO? ECCO ALCUNI CONSIGLI

Cosa serve per organizzare un evento online? Ecco alcuni consigli che possono fare al caso vostro.

La difficoltà del periodo storico che stiamo vivendo sta mettendo a dura prova molti settori. Uno dei più colpiti è sicuramente quello degli eventi. E’ tuttavia indubbia l’importanza che costituiscono convegni aziendali, congressi, fiere e manifestazioni per la leva produttiva di ogni paese. E’ all’interno di questo scenario che in molti stanno cercando di andare avanti con i propri progetti trasformando i loro eventi tradizionali e analogici in appuntamenti digitali.

Nonostante l’apparente semplificazione di tutti gli aspetti che vanno curati in un evento fisico la buona riuscita di un evento virtuale non è scontata. Cosa serve per organizzare un evento online? Ecco alcuni consigli che possono fare al caso vostro. 1. Uilizza le piattaforme giuste per organizzare il tuo evento Scegliere la giusta location in un evento fisico è importante. La stessa attenzione vale per gli eventi digitali. Negli ultimi mesi il mercato delle piattaforme si è impennato e oggi ce ne sono moltissime ma attenzione! Se vuoi che il tuo evento digitale abbia successo è importante capire subito quale piattaforma si adatta meglio alle tue esigenze. Solo con un’analisi preliminare potrai capire qual’è la piattaforma migliore. 2. Non sottovalutare la parte di segreteria organizzativa Molte piattaforme disponibili sul mercato mettono a disposizione dei software in grado di gestire in maniera automatizzata gli utenti. Nonostante ciò vi garantisco che il lavoro di gestione di tutti gli aspetti organizzativi è uguale se non maggiore rispetto ad un evento fisico. Molti partecipanti nati nell’era analogica non saranno pratici con gli strumenti digitali e avranno bisogno del tuo supporto. Gli stessi utenti infatti forniranno successivamente dei feedback sulla buona riuscita del tuo evento e dato che il cliente ha sempre ragione se non sarai stato in grado di fornire loro il supporto necessario riceverai un feedback negativo. 3. Crea Engagement Coinvolgi i partecipanti già prima dell’inizio dell’evento attraverso un efficace campagna sui tuoi canali social, sfrutta tutti gli strumenti che hai a disposizione (hashtag, sondaggi, challenge) per generare interesse. La soglia di attenzione degli utenti durante un evento digitale è decisamente più bassa, quindi prevedi sessioni brevi e presentazioni che includano contenuti interattivi sessioni di domanda risposta, quiz etc. 4. L’importanza del Networking Il Networking è una delle motivazioni più importanti che spinge le persone a partecipare a eventi congressi e meeting. La possibilità di incontrare persone che operino nel medesimo settore, la possibilità di creare una rete di contatti che possano far crescere il proprio business è senza dubbio ciò che spinge molti ospiti a investire le loro risorse per partecipare ad un evento. Negi eventi virtuali diventa una delle questioni più difficili da affrontare; senza una stanza fisica all’interno della quale scambiarsi idee e opinioni non semplice fornire la possibilità di fare networking. Le possibilità per mantenere questo aspetto anche online sono molteplici: alcune piattaforme offrono la possibilità ai partecipanti di interagire in tempo reale, altre di creare delle “ tavole rotonde virtuali”. Crea una community digitale sul canale che reputi più adatto. Creare una community virtuale significa essere disposti a monitorare costantemente gli interventi degli utenti ed intervenire attivamente fornendo precisazioni e informazioni; ciò comporterà sicuramente un carico maggiore di lavoro ma contribuirà in maniera fondamentale alla buona riuscita del vostro evento. Come avrai capito non è solamente il software ad essere importante. E’ anche, e soprattutto, la capacità di tradurre in digitale l’esperienza degli eventi fisici. Se seguirai questi consigli da professionista sono sicura che sarai in grado di organizzare eventi online di successo. Se ti va di parlarne di persona scrivimi su Linkedin per fissare una videocall.

Carola Lambruschini

Junior Project Manager

Particolarmente versata nelle interazioni sociali e nei contatti extraculturali è capace di relazionarsi con gli altri in maniera attenta e efficace Interessata agli scambi ed alle relazioni con i mercati esteri, la decisione e la caparbietà che mette nel raggiungere i risultati prefissati sono i suoi punti di forza. c.lambruschini@promoest.com