CONGRESSI LIVE IN TEMPO DI COVID?
Ecco come sarà possibile tornare alla nuova normalità.
Noi del settore lo sappiamo bene: torneremo a fare congressi live, prima o poi.
La novità di questi giorni dell’inizio della somministrazione del vaccino in Italia ci fa ben sperare che questo succederà presto.
Anche se, è ormai evidente, il modo di organizzare e partecipare agli eventi cambierà inevitabilmente, pensare di sorpassare l’idea del congresso in presenza è completamente fuori dalla realtà. Ci sarà un progressivo ritorno agli eventi face-to-face, lo dicono anche gli studi, perché gli investimenti delle aziende negli eventi hanno un ritorno importante. Ci sarà anche una gran voglia, nel settore, di un ritorno alle relazioni interpersonali. Ma avverrà tutto in maniera progressiva, con la gestione soprattutto di eventi digitali e ibridi e introducendo norme più stringenti.
Gli eventi virtuali:
In questi mesi di pandemia e di stop forzato, le aziende specializzate nell’organizzazione di eventi e congressi hanno messo in campo tutte le loro risorse per attuare quello che si potrebbe definire un “programma di sopravvivenza”.
In primis la promozione di una serie di eventi ibridi o virtuali che prevedono l’interazione di partecipanti, una regia, e una piattaforma di self-booking per gli eventi più piccoli.
L’emergenza Covid-19 ha infatti dato modo di implementare e migliorare l’organizzazione di eventi virtuali, pensando e studiando anche nuovi format che a tutt’oggi, se adeguatamente gestiti da personale qualificato, risultano non solo essere la tipologia di manifestazione che garantisce la maggiore sicurezza, ma, in molti casi, risultano altrettanto efficaci e proficui degli incontri in presenza.
Una conoscenza approfondita delle piattaforme tecnologiche e la capacità di adeguarle all’esigenza specifica dei promotori risultano decisive nell’organizzazione di un evento virtuale di successo. Ma di questo ed altri aspetti legati agli eventi on line abbiamo già parlato nel nostro blog.
Il protocollo sanitario per congressi ed eventi
Quando torneremo a riunirci e a partecipare agli eventi dal vivo, quali saranno le disposizioni a cui dovremo attenerci? Le raccomandazioni di base sono quelle finalizzate a contrastare la diffusione del virus in tutti i contesti di vita sociale, alle quali si affiancano le indicazioni relative allo specifico contesto:
- Il numero massimo di partecipanti dovrà assicurare il distanziamento sociale;
- si dovranno riorganizzare gli spazi per garantire l’accesso in modo ordinato, al fine di evitare assembramenti;
- dovrà predisporsi un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica, sia ricorrendo a eventuale personale addetto;
- le postazioni dedicate all’accoglienza/segreteria dovranno essere adeguate, ad esempio con degli schermi;
- nei guardaroba, indumenti e oggetti andranno riposti in appositi sacchetti porta abiti;
- sarà necessario rendere disponibili prodotti per l‘igiene delle mani;
- il tavolo dei relatori e il podio dovranno essere riorganizzati in modo da consentire a relatori/moderatori di intervenire senza l’uso della mascherina;
- bisognerà garantire la regolare pulizia e disinfezione degli ambienti, dei dispositivi e delle attrezzature (es. microfoni, tastiere…);
- uditori e personale addetto dovranno indossare la mascherina per tutta la durata delle attività;
- si dovrà favorire il ricambio d’aria degli ambienti; per gli impianti di condizionamento andrà garantita la pulizia dei filtri e, se possibile, bisognerà escludere la funzione di ricircolo dell’aria
Teniamoci aggiornati
Lo scenario è in continua evoluzione, soprattutto con l’avvento del tanto desiderato vaccino. Per rimanere aggiornati sulle disposizioni legate al mondo congressuale, potete seguire Federcongressi, associazione a cui Promoest è legata da anni, ora particolarmente impegnata nella tutela del settore.
Noi ci stiamo preparando ad affrontare ogni prospettiva, ma continuiamo anche a coltivare il sogno di tornare a stare insieme senza restrizioni.

Luana Garbuglia
Project Manager
Organizzare eventi e congressi è la mia passione, non solo il mio lavoro. Sono un vulcano di idee e di energia, sempre pronta ad affrontare nuove sfide. Pragmatica e risoluta, credo che un pò di leggerezza non faccia mai male!
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