Il mio primo congresso!

Organizzare e gestire una piccola parte di un congresso, per la prima volta, lontano da casa, è indimenticabile. Soprattutto se tutto va alla perfezione e lasci il cliente entusiasta.

La prima volta non si scorda mai… in questo caso direi Il primo evento non si scorda mai! Nonostante si è trattato dell’organizzazione di una piccola parte del congresso, l’adrenalina e l’emozioni che suscita questa esperienza rimane indelebile nei tuoi ricordi.

Prima di tutto vorrei descrivere brevemente le caratteristiche del congresso e le attività che ho svolto pre, durante e post congresso. Il congresso si è svolto a cavallo tra settembre e

ottobre presso il Ce.dir di Reggio Calabria (Centro Direzionale), dove era prevista un’affluenza di circa 900 persone. In particolare, il mio compito è stato quello di garantire un servizio di accreditamento e accoglienza di congressisti, relatori e ospiti invitati attraverso un software di proprietà di Promoest: Eventspass!

Attività precongressuali

Nello specifico, nella fase precongressuale, mi sono occupato di relazionarmi con il cliente che ha definito tutte le caratteristiche del congresso e i servizi di cui avevano bisogno. Mi sono messo subito all’opera per trovare una dozzina di hostess e comprendere il funzionamento del software aziendale fondamentale per le registrazioni dei partecipanti e il successivo riconoscimento dei crediti formativi.

I giorni del congresso

Durante entrambi i giorni del congresso, io insieme al team di hostess che mi ha supportato, ci siamo occupati dell’accoglienza e accreditamento di tutti i partecipanti attraverso la scannerizzazione di un apposito QR code inviato nei giorni precedenti.

Nello specifico, questa attività era richiesta non solo per il congresso vero e proprio, ma anche per le cene di gala organizzate (alle quali abbiamo partecipato una volta terminato il lavoro).

Terminato il congresso, l’attività finale che ho svolto è stata quella di analizzare e rielaborare tutti i dati ottenuti nei due giorni di congresso. Il fine era quello di erogare gli attestati di partecipazione e garantire l’ottenimento dei crediti formativi per i partecipanti.

In conclusione

Per concludere, vorrei ringraziare tutto il team di hostess ed il cliente per il supporto ricevuto durante tutto il congresso. Essendo la prima volta che svolgevo questa attività, l’emozione avrebbe potuto giocare un brutto scherzo, ma il supporto ricevuto è stato fondamentale per la buona riuscita dell’evento!

Loris Ciavarella

Junior Project Manager

Marketing and tourism passionate at ease with working in team, focused on details and open-mind set. Cheerful person, travel and sport lover, always up to date about what is going on around the world.

l.ciavarella@promoest.com